Event Driven o Event Driver?

La settimana inizia, e incominciano ad accadere una certa serie di cose intorno a te.  Telefonate, mail, messaggi su chat o sms, visite, qualunque altra cosa che accade dall’esterno.

Ci sono solo due modi per reagire, cioè per gestire questi stimoli esterni.

1. Event Driven (guidato dagli eventi)

Appartieni a questa categoria se ti adatti con flessibilità a ciò che accade intorno a te, cercando con tutti i tuoi sforzi  di procedere nella direzione che in ogni dato momento ritieni più utile, più giusta, più opportuna.

Facciamo un esempio: all’inizio della giornata lavorativa ti poni una serie di obiettivi, hai una piccola lista di attività che vuoi effettuare e portare a termine. Ti ci metti di lena, ma incominci a ricevere una serie di stimoli esterni (appunto telefonate, messaggi, ecc). Non parlo di messaggi personali, ma tutti riguardanti l’area della tua attività.

Rispondi, e concedi ad ogni interlocutore tutto il tempo che ti chiede.

Di volta in volta, nelle conversazioni che si creano, fissi il tuo obiettivo da raggiungere: ottenere una risposta da caio, un’ammissione da sempronio, il pagamento da matteo, una questione di principio da marco, motivare luca, convincere giovanni, liberarti definitivamente di tommaso e così via.

Insomma, GESTISCI, IN TEMPO REALE ogni stimolo ricevuto, nell’ordine in cui essi si presentano. Se gli stimoli esterni sono troppi, a fine settimana facilmente non avrai completato la lista di attività che ti eri ripromesso di fare.  Sei convinto di aver lavorato bene: hai fatto un sacco di cose e sei rimasto concentrato tutto il tempo nell’attività. Probabilmente anche mettendo ben più delle classiche 8 ore lavorative.

La tua lista di attività cresce costantemente, e quasi sempre ti trovi a fare cose importanti all’ultimo momento prima della loro scadenza. Conosci bene l’affanno e/o l’adrenalina.

Accade abbastanza spesso che arrivi alla scadenza in modo incompleto.

E’ accaduto più di una volta che non sei riuscito a ottenere obiettivi importanti che ti eri prefisso, perchè alla scadenza non eri pronto.

Event Driver (guidatore di eventi)

A inizio settimana, la prima cosa che fai è pianificare.

Rileggi gli obiettivi strategici che hai fissato, cioè che hai scritto. Scrivere gli obiettivi è la prima cosa da fare per poterli raggiungere: per essere sicuro che il nostro cervello non cambi le carte in tavola.

Poi rileggi la tattica per raggiungerli (anche questa deve essere scritta, per lo stesso motivo) e controlli la tua posizione attuale rispetto alla meta. A seconda di quanto tempo hai per raggiungerla, pianifichi la settimana. Cioè fissi (scrivi) i risultati minimi da ottenere nella settimana, e di conseguenza allochi sull’agenda le attività necessarie per raggiungere quegli obiettivi. Non devi però riempire totalmente tutto il tempo della giornata, per lasciare spazio per gli imprevisti (che essendoci sempre, diventano quindi preveidibili!) e per le attività routinarie come rispondere a telefonate e email, riservando per esse un tempo congruo -cioè che ritieni sufficiente per svolgerle, ma anche equilibrato rispetto agli obiettivi da conseguire.

Fatto tutto questo, ti trovi nel proverbio “chi ben comincia è a metà dell’opera”: inizia la settimana, e ricevi le stesse 20 telefonate in una giornata, ma le gestisci alla luce della tua tattica. Quindi, per evitare che ti sconcentrino, fissi un'”orario di ricevimento”, e a chi chiama fuori da questo orario dici inflessibilmente di richiamarti in quell’orario, o prendi nota (quando non hai da prender nota non devi rispondere alle chiamate, altrimenti perdi eventuali preziose informazioni che ti vengono date!).

Quando arriva quell’orario, avendo un tempo limitato, gestirai le telefonate concentrandoti su quali sono quelle più importanti, concedendo loro più tempo, rispetto a quelle meno importanti. Dovrai tagliare corto e lasciare cadere tutte le provocazioni e obiettivi minori. Se infatti concedi ad ogni interlocutore tutto il tempo che lui desidera, finirà il tempo prima di aver ricevuto tutte le telefonate. Solo nel rarissimo caso che le telefonate siano arrivate casualmente in ordine di priorità, potrai raggiungere i risultati più importanti: in tutti gli altri casi non l’avrai fatto.

In un’altro orario della giornata pianifichi un congruo tempo per richiamare le persone che ti hanno cercato. Anche queste le farai in ordine di importanza, lasciando per ultime quelle meno importanti dove devi tagliar corto.

Tagliar corto” significa necessariamente usare le forbici. Finire la telefonata, convincere l’altra persona, ripetere, ribadire, invece, significa non tagliare. Tagliare significa dire e ascoltare il minimo necessario e poi tagliare conuna frase tipo “scusa ora ho purtroppo un impegno, devo interrompere, ciao, click”. Solo questo è tagliare, tutto il resto no.

Solo così sei tu che decidi quanto tempo dare all’attività telefonica e a tutte le altre attività: solo in questo caso sei il padrone del tuo tempo.

Nel caso “event driven” tutto il resto del mondo esercita su di te un dominio, e sei quindi schiavo di tantissimi padroni.

Solo quando sei un event driver sei tu il padrone, perchè sei tu a decidere chi si merita tutto il tempo, chi si merita molti minuti, chi pochi minuti e chi solo alcuni secondi del tuo prezioso tempo.

Tutto questo è impossibile farlo RICEVENDO una chiamata in un momento e in un tempo IGNOTO e volendola gestire subito: nessun essere umano può essere SEMPRE PRONTO a farlo nel modo migliore. Solo un computer potrebbe farlo. L’unico modo che io conosco è concentrare le chiamate in uno (o due) momento del giorno, pianificato a priori, dove puoi prima richiamare alla memoria i tuoi obiettivi, mettere in ordine le telefonate imporatnti, prefissare i tempi, tenere a portata di mano l’orologio. Questo significa necessariamente  SEPARARE il momento di RICEZIONE dello stimolo ricevuto (telefonata, mail, fax, sms, visita, qualunque altra cosa che accade dall’esterno) con il momento di GESTIONE di quello stimolo o attività.

L’orologio è importantissimo. L’orologio è come una bilancia: evita che scappi troppa quantità di quell’ingrediente prezioso come il tempo. I più grandi cuochi non vanno a occhio, usano sempre la bilancia: è l’unico modo di far venire le ricette sempre giuste, e l’unico modo per migliorarle. Solo pesando gli ingredienti (il tempo, in questo caso) si può imparare dall’esperienza e decidere “la prossima volta provo con più zucchero” e cambiare quell’unico ingrediente li’, modificando la ricetta e decidendo se rendere definitiva la modifica o apportarne un’altra. Andando a occhio, invece, non si ha alcun controllo sul risultato perchè non si è in grado di RIPRODURLO.

Andare a occhio e navigare a vista non è simbolo di creatività o di bravura. E’ simbolo di CAOS, di DISORDINE MENTALE.

Come Event Driver, non solo puoi pianificare la durata (quanTo dedicare), ma anche i tempi (quanDo farlo), e gli strumenti migliori (come farlo). Ad esempio incaricare altri membri dello staff di fare una parte del lavoro su cui loro sono specializzati. Ad esempio fare per primo ciò che può essere fatto subito, e fare dopo solo ciò che deve essere fatto solo sulla base del risultato di attività precedenti.

E’ anche necessario definire bene i momenti in cui si è OPERATIVI: in tali momenti si devono avere con se gli strumenti necessari. In particolare l’agenda=calendar e il blocco appunti -gmail per le cose al volo, google docs per quelle più complesse- in modo da non perderli mai, averli sempre disponibili e soprattutto renderli RICERCABILI, il che ti permette di poterli trovare al volo quando servono, ovunque tu sia.

Non trovare un appunto quando serve, equivale a non averlo mai preso!

I momenti in cui non si è operativi (perchè si è a un corso, a una riunione, ecc) vanno allocati sull’agenda, questo consente di non metterli troppo vicini fra loro, lasciando sempre lo spazio per la gestione delle attività ordinarie.  In modo da avere un tempo congruo per recuperare tutte le chiamate dalla lista chiamate ricevute o non risposte, prima di iniziare l’attività seguente.

Tutto questo vale per tutte le attività umane: c’è solo un insieme molto piccolo di modi per farle, in tutti gli altri modi esse non riescono. Prendi l’agricoltura: solo arando nella stagione giusta, poi facendo riposare la terra, la fresatura, la semina, l’irrigazione e i trattamenti, il frutto cresce e il campo produce più del seme che hai seminato. Scambiando in qualunque altro ordine le attività, il frutto è drasticamente inferiore al seminato, se non completamente nullo. Mentre lo sforzo può essere assolutamente identico, se non addirittura superiore (arare nel periodo sbagliato è molto più faticoso, ad es. con la terra ghiacciata o con la terra bagnata).

Sono pochi i modi per ottenere i risultati, con tutte le altre combinazioni si ottiene un inutile CAOS.

Non ci sono altre alternative: o si comandano gli eventi, o si è comandati dagli eventi.

E tu puoi essere un Event Driver solo se fai una scelta netta e attui questo metodo.

E se vuoi lavorare con me, inutile dirlo, devi essere un Event Driver, qualsiasi ruolo tu ricopra.

 

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3 thoughts on “Event Driven o Event Driver?

  1. Io sono da sempre un event driver, la mia vita l’ho scelta io ,l’ho costruita io come un abito su misura ,mi definisco il sarto di me stesso , sono sempre riuscito a raggiungere gli obiettivi, vincendo sempre le sfide , se non ho fatto una determinata cosa è perchè non mi interessa non perchè non riesco ad ottenerla sono nato event driver, ammetto di essere istintivo e questo molte volte mi ha fatto commettere errori quindi percorsi più tortuosi ma alla fine sono sempre arrivato 1 “uno” come dice il mio amico Alberto Tomba.
    La tecnica è importante e qui hai scritto consigli preziosi per guidare ancora meglio e veloce. Grazie ricorda che sono un surfista e rider in ogni cosa che faccio. Io cavalco da sempre la mia vita . La mia sfida attuale? Fare insieme a mio cugino un pacco di soldi ,il risultato ? Lo trovi scritto nella seconda riga …..buone surfate a tutti, tutto si può cavalcare basta volerlo …..Grazie del bellissimo testo , sono sempre alla ricerca di un assetto migliore quindi metterò in pratica i tuoi suggerimenti.
    Giovanni

  2. Moi, je trouve tous ces considérations évidentes, mais je trouve aussi tous les conseilles pratiques ici donnés banals si non – parfois – dangereuses. C’est facile de remarquer qu’il y a des gens fort méthodiques qui n’arrivent jamais à réussir leur buts les plus importants. Étant un avocat au barreau de Bologne, je peux te garantir que presque tous les greffiers du Tribunal sont – selon ta pensée – des véritables “event drivers”. En effet, ils ont beaucoup de papiers autour d’eux, ils écrivent tout ce qu’il font et il répondent d’une façon impolie et arrogante à n’importe qui les déranges tandis qu’ils sont en train de compléter le boulot programmé pour ce moment-là.

    Bref, il respectent celles qui me semble soient tes règles d’or pour réussir dans la vie:

    1) décider quoi faire sans se préoccuper des choses qui surviennent et qui peuvent changer le programme (par exemple, si tu as décidé d’acheter “Les Misérables” de Victor Hugo en édition de poche pour l’anniversaire du grand-père, et on t’appelle pour te dire que grand-père est mort par un accident cardiaque pendant la nuit, tu vas chez Feltrinelli quand même…)

    2) écrire tout ce que tu es en train de faire (par exemple, aller chez Feltrinelli en portant sur soi l’ordinateur portable de 20 kg où il y a écrit “aller chez Feltrinelli pour acheter un bouquin d’Hugo pour grand-père” de façon d’éviter de se trouver tout seule dans Feltrinelli et commencer à crier comme une bête: “Mon Dieu! Qu’est-ce que je suis venu à faire ici?? Aidez-moiiiiii” Et pour toute conséquence risquer d’acheter “La recherche du temps perdu” de Proust en édition de super luxe pour la grand mère, gaspillant ainsi 300 euros en tout oubliant l’anniversaire de grand-père (qui, dans ce cas heureusement, est mort pendant la nuit, mais tu ne le sais pas, puisque n’as pas répondu a ton téléphone – voir point 1 ci-dessus). A’ mon avis, pour cohérence il faudrait aussi de porter sur soi un deuxième ordinateur portable sur lequel il y a écrit: “Memento: allumer l’autre ordinateur portable et lire avec attention ce qu’il y a écrit avant de faire des achats”; sinon, tout ce travail de programmation risque d’échouer.

    3) le règle d’or la plus importante: ne se préoccuper jamais des critères sur lesquels tu réalise ton programmation: en effet l’important ce n’est pas quoi tu programme, mais le fait de programmer quand même (peut être que le jour où tu as décide d’aller chez Feltrinelli était le dernier jour pour encaisser le billet gagnante de la Lotteria Italia, pour une valeur d’1 million d’Euros, mais les règles d’or s’en fichent du fond des choix, car ce n’est pas le fond de choix qui fait le succès, mais la façon de les programmer, n’importe que celles-ci soient).

  3. Mon cher ami Riccardo, la preuve de la validité de mes argumentations est témoigné dall’absurdité des exemples qui tu dois porter: ils – si toutefois, je dois admettre, amusants – peuvent convaincre seulement les lecteurs plus dépourvus: rien ont à faire, tes exemples, avec la gestion du temp!

    Dangereux ils ne sont tout à fait, et même pas banals. Ils semblent banals à toi, parce que tu as le DNA de “event driver”! Ta sécheresse naturelle, que je t’envie, te permet de te faire glisser adosse toutes les ruptures de balles qui pourraient des toi distrarre de tien objectes.

    À les autres, qui il vient spontané l’exacte opposé (comme à moi) il est malheuresement nécessaire de démonter et formaliser ces passages, autrement ne nous réussira jamais.

    Salut, mon ami!

    P.S. merci pour m’avoir fait ripassare un peau de français!

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